Tüm Dokümanları otomatik indeksleyin
Bilgi & Belge aramayı bırakın 🔸 Nakit Akışı ve Gelir oluşturan faaliyetlere odaklanın
Günümüz Dijital Dönüşüm ile ilgili trend kelimeler (buzzword) ile dolu: Artificial Intelligence (AI), Blockchain, Industry 4.0
Ama önce bi adım geriye gidelim. Günlük iş hayatımızda daha büyük etki yaratan ve kurulması daha kolay bir kavrama bakalım:
Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi
Özellikle Covid Döneminde iş süreçleri ister istemez dijitalleşti. Bu zorunlu Dijital Dönüşüm herkes için kolay olmadı. Böylece pragmatik çözümler bulundu.
Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi olmayan İşletmeler ne yapıyor?
Dijital Arşiv nedir, ne işe yarar?
Dijital Arşiv ’de İşletmenizin tüm belgeleri ve dokümanları muhafaza edilir. İyi bir Dijital Arşiv ile Doküman Yönetimin önemli bir başlangıcıdır ve Dokümanlar buradan başlayarak yönetilir.
Bu işiniz ile ilgili her türü belge ve doküman olabilir: Sözleşme, Form, Fiyat Listesi, Sunum, Mektup, E-Posta, Teklif, Ambalaj Fişleri, Fatura, Evrak, Sipariş Formu, Yemek Fişleri, Mobil taramalar
İyi bir Dijital Arşiv seçiminde bunlara dikkat etmelisiniz:
- Güvenli arşivleme, izni olmayan kişiler erişmemesi
- Her yerden ve her cihazdan erişebilmesi
- KVKK / Uluslararası GDPR standardına uygun
- Aradığınızı hemen bulmak
- OCR (Optik Karakter Tanıma) özelliği
- Tam metin arama özelliği
- Otomatik ve akıllı indeksleme
- Başkaları ile paylaşma özelliği
- Dokümanları açmak için ekstra program gerektirmemesi (CAD, DOCX, XLSX, PPTX, vb.)
- Audit / Denetim: Veri Koruma ve Saklama ilkelerini karşılamak
Kısacası: İyi bir Dijital Arşiv ile, Doküman ve Belge Kaosuna son verirsiniz. Tüm Dokümanlar için tek ve en akıllı yer olur.
Doküman Yönetim Sistemi nedir, ne işe yarar?
Şimdiye kadar sadece dokümanları güvenli bir Dijital Arşiv ’de depoladık. Tam verimli çalışma için bu dokümanları is süreçlerimize dahil etmemiz gerekiyor.
Bunun için Dijital Arşiv ’in yanında Doküman Yönetim Sistemi’ne ihtiyacımız var. DocuWare ile bu iki ürüne zaten sahip oluyorsunuz.
Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi verimli iş birliği ve Dijital Dönüşüm için olmasa olması. İş Süreci dijitalleştirerek iş akışları otomatikleştirebiliyoruz.
Örnek1 – Sözleşme yönetimi
Örnek2 – Fatura Onay Süreç
Örnek3 – İsçi ve Mavi Yaka Alimi
Örnek4 – Satın Alma Süreci
İyi bir Doküman Yönetim Sistemi neleri kapsıyor?
Yazılım ve Kodlama gerektirmeyen İş Süreç tasarlayıcı (Workflow Designer)
- Başka uygulamalar ile “konuşabilmesi”
- Başka veritaban sunucusundan bilgi eşleştirmesi
- Başka veritaban sunucusuna tekrar geri yazabilmesi
Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi aynı şey mi?
Hayır, çünkü Dijital Arşiv doküman ve belge güvenli bir muhafaza etmek için.
Dokümanlar üzerinde süreçleri yönetebilmek için Doküman Yönetim Sisteme ihtiyaç vardır.
DocuWare Doküman Yönetimi Sistemi ile kusursuz Elektronik Belge Yönetimi 30 gün ücretsiz deneyin
Belge yönetim sisteminin avantajları
- Baskı maliyetlerinin ve kâğıt tüketiminin azaltılması
- Zaman tasarrufu, belge aramanın hızlandırılması
- Birçok maliyetin azaltılması (örneğin, malzemeler veya fiziksel arşivler için)
- Şirket içindeki bilgi akışının iyileştirilmesi
- Risklerin azaltılması (örneğin kayıp belgeler veya dosyalar nedeniyle)
- Verimliliği artırın
- E-posta sistemlerinin yükten kurtulması
- Yetkili kişiler için uygun erişim yönetimi de dahil olmak üzere belgelerin daha kolay dağıtılması
- Zaman ve mekanda sınırsız erişim (sahada veya home office’te çalışanlar için pratik)
- Yasal olarak güvenli veri depolama (GDPR’ye göre de) ve arşivleme
- Uyumluluk gereksinimlerine otomatik uyumluluk (Compliance)