Kalite Yönetim belgeleri kolayca yönetin

Kalite Yönetimi, Otomotiv, tıbbi teknoloji, havacılık, ilaç ve gıda üretimi gibi endüstrilerde ve ayrıca tıbbi uygulamalarda, hastanelerde ve bakım tesislerinde uzun süredir zorunlu olmuştur. Ancak diğer sektörlerde de giderek daha fazla şirket gönüllü olarak kalite yönetimine güveniyor, çünkü bu belirleyici bir rekabet avantajı sağlayabilir.

Bununla birlikte kalite yönetimi, özellikle DIN EN ISO 9001’e göre sertifikalandırılmasını istiyorsanız, birçok dokümantasyon zorunluluğunu da içerir. Bir belge yönetim sistemi, bu yükümlülüklerin yerine getirilmesinde çeşitli işlevleriyle sizi destekler ve birçok belgenin izini kaybetmemenizi sağlar.

Kalite Yönetiminde DocuWare işinizi kolaylaştırır

Kalite Yönetim El Kitabı

ISO 9001’e göre sertifika almak isteyen her şirket, kalite yönetim el kitabı hazırlamalıdır. DocuWare, Kalite El Kitabını güncel tutmanızda destek olur ve tüm çalışanların buna erişmesini sağlar. İş akışı bağlantısı sayesinde DocuWare, doğru bir yönlendirme süreci sağlar, ISO uyumlu her şeyi belgeler ve belgelerinizi revizyona dayanıklı bir şekilde muhafaza eder.

Ürün sorumluluğu için yasal güvenlik

Ürün Sorumluluğu Yasası, bir ürünü dolaşıma sokan herkesin hasar durumunda sorumlu tutulabileceğini belirtir. Dava açılması durumunda şirket, üretimde herhangi bir hata yapılmadığını kanıtlamak zorundadır. Kural olarak, bu ancak tüm üretim sürecinin eksiksiz dokümantasyonunu sağlayabiliyorsanız mümkündür.

Belgelerin verimli sağlanması

Belgeler genellikle farklı biçimlerde (elektronik veya kağıt biçiminde) bulunur ve farklı programlarda oluşturulur. DocuWare her şeyi bir araya getirir ve belgelerinizi departmanlar ve konumlar arasında saklar. Bu, tüm yetkili çalışanların, hiç bir başka program gerektirmeden önemli belgelere erişebileceği anlamına gelir.

Versiyon kontrolü ve değişiklik izleme

Bir belgede yapılan her değişiklikten sonra DocuWare yeni bir versiyon atar. Tüm işlem adımları daha sonra bu sürümle birlikte kaydedilir ve değişiklikler şeffaf bir şekilde izlenebilir. Kullanıcılar için DocuWare, yalnızca en son sürüm görünecek şekilde ayarlanabilir. Bu, yalnızca güncel sürümün kullanılmasını ve eski sürümlerin geçmişte kalmasını sağlar.

İnceleme ve onaylama

Kalite yönetiminde birçok dokümanın düzenli olarak kontrol edilmesi, gerektiğinde güncellenmesi ve ardından tekrar onaylanması gerekmektedir. DocuWare belirli aralıklarla kontrol etmenizi hatırlatarak size yardımcı olabilir. Yenilenen belgeler daha sonra elektronik bir iş akışı aracılığıyla onay için iletilir.

Yayın ve Dokümantasyon

Bir belgede bir değişiklik olması durumunda, ilgili tüm çalışanlar bilgilendirilir ve bilgilerinin doğrulanması istenir. DocuWare bunu belgeler ve bir taşla iki kuş vurursunuz: Değişiklikten herkesin haberdar olması sağlanır ve siz de bunu kanıtlayabilirsiniz.

DocuWare Forms ile Düzeltici Önleyici Faaliyet (DÖF) formları uyarlayın

Kesin, yapılandırılmış bilgi toplamak, temel süreçleriniz için çok önemlidir. Verimli çalışmak için kağıt formlardaki okunaksız el yazılarına, hiçbir zaman düzgün çalışmayan PDF’lere ve hataya daha açık manuel veri giriş sürecine veda edin.

Modern web formları ile veri alımını basitleştirir, geliştirir ve hızlandırırsınız. Formlar, herhangi bir cihazdaki herkes tarafından anında kullanılabilir ve ekibinizdeki bilgi akışını otomatikleştirmek için kullanabileceğiniz yapılandırılmış veriler sağlar.

DocuWare Forms ile herhangi bir programlama çabası olmadan esnek web tabanlı formlar oluşturabilirsiniz. Kesin ve güvenli bilgi yakalama için metin alanları, onay kutuları, açılır menüler, takvim girişleri, dosya yüklemeleri ve çok daha fazlasını kullanın. Hangi alanların zorunlu olduğuna karar verin. İşiniz bittiğinde, sistem tarafından oluşturulan url’yi kopyalayın ve dünya çapında istediğiniz kişiyle paylaşın. Tüm formlar güvenlidir ve mobil cihazlar için otomatik olarak optimize edilmiştir.

Konumlandırma, etiketleme ve çok daha fazlası üzerinde tasarım kontrolüne sahipsiniz – tümü uygun Drag’n’Drop arayüzü aracılığıyla. Ne programlama ne de BT desteği gerekli değildir.

Kalite Yönetim ve Doküman Yönetim Yazılımı ‘DocuWare’ ile kusursuz Elektronik Belge Yönetimi

EBYS – Elektronik Belge Yönetim Sistemi avantajları

Baskı maliyetlerinin ve kağıt tüketiminin azaltılması
Zaman tasarrufu, belge aramanın hızlandırılması
Birçok maliyetin azaltılması (örneğin, malzemeler veya fiziksel arşivler için)
Şirket içindeki bilgi akışının iyileştirilmesi
Risklerin azaltılması (örneğin kayıp belgeler veya dosyalar nedeniyle)
Verimliliği artırın
E-posta sistemlerinin yükten kurtulması
Yetkili kişiler için uygun erişim yönetimi de dahil olmak üzere belgelerin daha kolay dağıtılması
Zaman ve mekanda sınırsız erişim (sahada veya home office’te çalışanlar için pratik)
Yasal olarak güvenli veri depolama (GDPR’ye göre de) ve arşivleme
Uyumluluk gereksinimlerine otomatik uyumluluk (Compliance)